Deniz ihracatı ve ithalatı için belge gereklilikleri: 2025 pratik rehberi

9 Ekim, 2025

Deniz taşımacılığında belgeler, herhangi bir uluslararası operasyonun “işletim sistemi”dir.

Her belge —veya dijital versiyonu— bir adımı etkinleştirir: menşei doğrulamak, satış koşullarını belirlemek (Incoterms), taşıma sözleşmesini resmileştirmek, gümrük vergilerini ödemek ve varış noktasında yükü teslim almak. Belgelerden biri eksik veya hatalıysa gecikmeler, ek maliyetler ve riskler ortaya çıkar.

Bu rehberde, deniz yoluyla ihracat ve ithalat için olmazsa olmaz belgeleri, B/L ve Sea Waybill arasındaki farkları, temel gümrük beyanlarını ve hataları en aza indirmek için bir operasyonel kontrol listesini özetliyoruz.

Temel belge gereklilikleri

İhracat: Ticari fatura, Paketleme listesi, B/L veya Sea Waybill, Menşe sertifikası, DUA ve sektörel sertifikalar.
İthalat: B/L veya Sea Waybill, Fatura + Paketleme listesi, DUA, lisanslar/sertifikalar ve tercihli tarife için menşe kanıtı.

Anahtar noktalar: belgeler arasında tutarlılık, doğru tanımlanmış Incoterm, dijitalleşme ve yükleme öncesi doğrulama.

Deniz ihracatı için temel belgeler

Bir deniz ihracatında, ihracatçı ve forwarder (nakliye acentesi) birbiriyle çelişmeyen tutarlı bir belge dosyası hazırlamalıdır.

Temel belgeler şunlardır:

Ticari fatura (Commercial Invoice): satıcı ve alıcıyı tanımlar, mal açıklaması, değer, para birimi, Incoterm ve ödeme koşullarını içerir. Vergi ve gümrük hesaplamalarının temelini oluşturur.
Paketleme listesi (Packing List): fiziksel içeriği (koli sayısı, ağırlık, ölçüler, işaretler ve numaralandırma) detaylandırır. Depo, liman ve gümrük kontrollerini kolaylaştırır.
Konşimento (Bill of Lading, B/L): gönderici ile taşıyıcı arasındaki taşıma sözleşmesidir ve mülkiyetin kanıtıdır. Orijinal (müzakere edilebilir) veya Telex Release (orijinalin elektronik serbest bırakılması) olarak düzenlenebilir.
Menşe sertifikası: üretim ülkesini doğrular; ticaret anlaşmalarındaki tercihli tarifelerden yararlanmak için gereklidir. Genellikle Ticaret Odası tarafından verilir.
İhracat DUA’sı (Belge Único Administrativo): çıkış gümrük işlemini kanıtlar. Gümrük acentesi gönderi bilgileriyle birlikte düzenler.
Sektörel sertifikalar (ürüne göre): sağlık, bitki sağlığı, veteriner, uygunluk (CE), tehlikeli madde belgeleri (MSDS) vb.
Finansal belgeler (uygulanabilir durumlarda): akreditif (L/C), belge bazlı tahsilatlar, banka teminatları.

Deniz ithalatı için gerekli belgeler

Varış noktasında, ithalatçı (veya temsilcisi) aşağıdaki belgeleri sağlamalı ve doğrulamalıdır:

B/L (orijinal veya telex release) ya da Sea Waybill: terminalde teslimi sağlar ve mülkiyeti kanıtlar.
Ticari fatura + Paketleme listesi: gümrük değerlemesi, tarife sınıflandırması ve fiziksel kontrol için temel oluşturur.
İthalat DUA’sı: gümrük bölgesine giriş için beyan, vergi ve harçların ödenmesiyle tamamlanır.
Lisanslar ve sertifikalar (gerekirse): sağlık/bitki sağlığı belgeleri, teknik uygunluk, ön izinler.
Menşe kanıtları (tercihli tarife için): EUR.1, Form A, yetkili ihracatçı menşe beyanı vb.

Liman gecikmelerinin %80’i yükleme öncesinde önlenebilir: fatura, paketleme listesi ve B/L arasında tam tutarlılık sağlanmalıdır.

B/L ve Sea Waybill: Hangisini ve ne zaman kullanmalı?

Bill of Lading (B/L) ve Sea Waybill, farklı işlevlere sahip deniz taşımacılığı belgeleridir.

Doğru belgeyi seçmek, teslimatın engellenmesini veya orijinal belgelerin koordinasyonundaki gecikmeleri önler.

Konsept	Bill of Lading (B/L)	Sea Waybill
Doğası	Taşıma sözleşmesi + mülkiyet belgesi (müzakere edilebilir)	Müzakere edilemeyen taşıma sözleşmesi (mülkiyet belgesi içermez)
Teslimat	Orijinal belgeler veya telex release gerektirir	Orijinal belgeler olmadan belirlenen alıcıya teslim edilir
Tipik kullanım	Finansman içeren işlemler veya transit satışlar	Güvene dayalı ilişkiler ve düzenli sevkiyat akışları
Riskler	Orijinaller zamanında ulaşmazsa gecikmeler yaşanabilir	Mülkiyet devri üzerinde daha az kontrol
Hız	Orijinallerin yönetimi nedeniyle potansiyel olarak daha yavaş	Varış noktasında daha hızlı işlem

Gümrük beyanları ve liman süreci

Akıcı bir gümrük süreci için belge tutarlılığı kritik öneme sahiptir: fatura, paketleme listesi, B/L ve sertifikaların “aynı hikâyeyi anlatması” gerekir.

Liman sürecinde ayrıca özet beyanlar ve kontroller yer alır:

Yük Özet Beyanı (çıkış): yüklenen malların ayrıntılarını içeren ön bildirim.
Boşaltma Özet Beyanı (giriş): gümrüğün hangi malların geleceğini bilmesi ve kontrolleri planlaması için önceden gönderilen bilgi.
Denetimler (belgesel, fiziksel, tarayıcı): risk analizine, gümrük kodlarına veya sağlık uyarılarına göre başlatılabilir.

Yük türüne göre hızlı tablo

Yük türü	Ek belgeler	Kritik noktalar
Bozulabilir	Sağlık/bitki sağlığı sertifikaları, sıcaklık kontrolü	Soğuk zincir, transit süreleri, sınır denetimleri
Tehlikeli (IMO)	IMO beyanı, MSDS, etiketleme ve uygun istifleme	Doğru sınıflandırma, onaylı ambalaj, gemide ayrıştırma
Endüstriyel (makineler)	Teknik uygunluk (CE), kullanım kılavuzları, seri numarası	Doğru gümrük tarife kodu, aksesuarlarla birlikte değerleme
Tekstil/ayakkabı	Menşe kanıtı, etiketleme	Belirli menşe kuralları, birim değerler

Belge yönetiminde iyi uygulamalar

Çapraz kontrol: fatura, paketleme listesi ve B/L’de aynı koli sayısı, ağırlık ve açıklamalar bulunmalıdır.
Açık Incoterms: kimin maliyetleri ve belgeleri üstleneceğini tanımlar (örneğin, CIF ile DAP varış noktasındaki sorumlulukları değiştirir).
Dijitalleşme: bulut depolama, sürüm kontrolü ve son kullanma tarihleri (lisanslar, L/C) için hatırlatıcılar.
İzlenebilirlik: değişiklikleri kaydetmek ve yükleme öncesinde düzeltmeler (amendments) yayınlamak.
Sürekli eğitim: gümrük mevzuatı ve ticaret anlaşmaları değişir; ekibin güncel kalması hataları azaltır.

Aşamalara göre operasyon kontrol listesi

Aşama	Eylemler ve belgeler	Hedef
Ön rezervasyon	Incoterm belirleme, gümrük sınıflandırmasını doğrulama, lisanslar, sağlık gereklilikleri	Yasal ve mali uygunluk
Rezervasyon ve istifleme	Navlun rezervasyonu, VGM (doğrulanmış brüt ağırlık), B/L talimatları	Garantili yer ve doğru veriler
İhracat gümrük işlemi	DUA, fatura + paketleme listesi, menşe ve sektörel sertifikalar	Engelsiz çıkış
Transit	B/L düzenlenmiş (orijinal/telex) veya Sea Waybill, kilometre taşı takibi	Belgelere varış noktasında erişim
İthalat gümrük işlemi	İthalat DUA’sı, lisanslar, gümrük vergisi/KDV ödemesi, yükün çekilmesi	Terminalden hızlı teslim alma

Menşe aşamasındaki bir hata sana tarife tercihlerini kaybettirebilir: ihracattan önce menşe sertifikasını ve gümrük tarife kodlarını doğrula.

Operasyonu maliyetlendiren yaygın hatalar

Tutarsızlıklar: fatura ve paketleme listesi arasında (koli sayısı, ağırlıklar, açıklamalar).
Yanlış alıcıyla düzenlenen B/L veya hızlı teslimat gereken durumlarda telex release talimatlarının eksik olması.
Yanlış belgelenmiş menşe kuralları: küçük bir biçimsel hata nedeniyle tarife tercihinin kaybedilmesi.
Süresi geçmiş veya yanlış partiye uygulanmış lisanslar ya da sertifikalar.
Yanlış seçilmiş Incoterm: beklenmeyen maliyet veya risklerin ithalatçıya ya da ihracatçıya aktarılması.

Ne zaman bir gümrük müşavirinden destek alınmalı?

Düzenlemeye tabi ürünlerle (gıda, kimyasal, sağlık) çalışıyorsan, belgesel finansman (L/C) içeren işlemler veya birden fazla menşe söz konusuysa, bir gümrük müşaviriyle çalışmak riskleri azaltır: tarife kodlarını doğrular, DUA işlemlerini yürütür, denetimleri koordine eder ve menşe kanıtının izlenebilirliğini sağlar.

Faydalı kaynaklar ve ek bilgiler

Access2Markets (Avrupa Komisyonu): ülkelere göre gereklilikler, tarifeler ve menşe kuralları.
Dünya Ticaret Örgütü (WTO): düzenleyici çerçeve ve ticaret anlaşmaları.

Bir sonraki sevkiyatınız için yardıma mı ihtiyacınız var?

Karmaşık süreçleri dış kaynak kullanımıyla yönetmek ve operasyonel çeviklik kazanmak istiyorsanız, deniz taşımacılığı, dokümantasyon ve gümrük hizmetlerini uçtan uca entegre eden bir operatöre güvenin. Buradan inceleyin:

Yönetici özeti

İhracat için zorunlu belgeler: Ticari fatura, Paketleme listesi, B/L (veya Sea Waybill), Menşe sertifikası, DUA ve sektörel sertifikalar.

İthalat için zorunlu belgeler: B/L veya Sea Waybill, Fatura + Paketleme listesi, DUA, lisanslar/sertifikalar ve tercihli tarife aranıyorsa menşe kanıtı. Anahtar noktalar: belgeler arasında tutarlılık, net tanımlanmış Incoterm, dijitalleşme ve yükleme öncesi doğrulama.

Incoterm’e göre belge sorumlulukları karşılaştırma tablosu (özet)

Incoterm	İhracat belgelerini kim yönetir	İthalat belgelerini kim yönetir	Açıklamalar
EXW	Alıcı (genellikle kendi acentesi aracılığıyla)	Alıcı	İthalatçı için daha fazla belge sorumluluğu
FCA / FOB	Satıcı (çıkış belgeleri)	Alıcı	Deniz taşımacılığında sıkça kullanılır (FOB geleneksel yüklerde)
CIF / CFR	Satıcı	Alıcı	Satıcı navlunu üstlenir; ithalatçı gümrük işlemlerini yürütür
DAP / DDP	Satıcı	Satıcı (DDP) / Alıcı (DAP)	DDP’de satıcı neredeyse tüm belge sorumluluğunu üstlenir